Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig og kontakt

DHPU er dataansvarlig for de personoplysninger portalen behandler. Har du spørgsmål til denne politik, eller vil du bruge en af dine rettigheder, skriver du til sekretariatet.

Portalen har ingen selvbetjent indsigt eller eksport. Skriv til sekretariatet, så finder vi oplysningerne frem.

2. Hvilke oplysninger og hvor de kommer fra

Hvad portalen har om dig, afhænger af hvad du bruger den til. Herunder står det samlet, gruppe for gruppe.

Din konto og dit medlemskab

Navn, e-mailadresse, telefonnummer, pilot-ID, og hvilke klubber du er medlem af og med hvilken rolle. Oplysningerne kommer fra dig selv, fra medlemssystemet PIA, eller fra den klub-administrator der har inviteret dig. Du logger ind med en engangskode på 6 cifre, som vi sender til din e-mail — der findes ingen adgangskode.

Anmoder du selv om medlemskab af en klub, gemmer vi også din anmodning med den besked og det pilot-ID du oplyser, indtil klubbens administrator har svaret. Pilot-ID'et er en oplysning fra dig og giver ikke i sig selv adgang til noget.

Medlemssystemet PIA

Er du medlem af DHPU, oprettes din konto ud fra unionens medlemssystem hos Foreningsadministration.dk (“PIA”). Derfra henter portalen navn, fødselsdato, adresse, postnummer og by, e-mail, telefon og mobil, køn, medlemsnummer (pilot-ID), licenser, klubtilhør, flyvebeviser, instruktørcertifikater og medlemsstatus. Navn, adresse, e-mail, telefon, mobil og medlemsnummer kan du selv se på din profil i portalen; de øvrige oplysninger ser du i PIA. Portalen læser kun fra PIA — den skriver aldrig noget tilbage. Skal en af de oplysninger rettes, sker det derfor i medlemssystemet og ikke i portalen.

Klubbens arbejdsrum

Strategiarbejde, kommentarer og ansøgninger til projektfonden og fondspuljen bærer dit navn eller dit bruger-id, og ansøgningerne indeholder klubbens kontaktperson med telefon og e-mail. Det er klubbens eget arbejde og dokumentation.

Arrangementer og tilmeldinger

Tilmelder du dig et arrangement, gemmer vi navn, e-mail, telefon, pilot-ID, antal deltagere og din eventuelle kommentar. Har arrangøren slået den offentlige deltagerliste til, står dit navn på arrangementets side.

Formularer

• Godtgørelse: navn, e-mail, telefon, registrerings- og kontonummer, nummerplade ved kørsel, og de bilag du vedhæfter. Bilaget sendes til klubbens kasserer og gemmes som klubbens bogføringsbilag. Vælger du at gemme dine grunddata til næste gang, ligger de på din konto indtil du selv rydder dem under “Gemte formularoplysninger” på Min profil. Er du logget ind, gemmes fra- og til-adresserne fra dine kørsler på din konto under “Gemte adresser”, så de kan foreslås næste gang — indtil du selv sletter dem på Min profil.
• Indmeldelse i en klub: portalen gemmer ikke indmeldelser. Formularen bliver til en e-mail med en PDF til klubbens kasserer og en kvittering til dig — derefter findes oplysningerne kun i de to mails og hos klubben. Formularen spørger om vægt, højde og en helbredserklæring; dem beder vi udtrykkeligt om dit samtykke til i formularen, og de bruges alene til at vurdere din indmeldelse.
• Forslag til repræsentantskabsmødet: navn, e-mail, telefon, din rolle og selve forslaget. Forslaget sendes til DHPU og gemmes i portalen, så det kan findes frem igen.

Spørgeundersøgelser

Svar på undersøgelser er anonyme: hverken navn eller bruger-id gemmes sammen med svarene. Kræver en undersøgelse login, bruges dit bruger-id udelukkende til at sikre at du kun svarer én gang, og det vises aldrig sammen med svarene. Beder en undersøgelse udtrykkeligt om oplysninger om dig — fx navn, e-mail, telefon, fødselsdato eller pilot-ID — gemmes de for sig, og det fremgår af svarsiden før du svarer.

Kommunikation og SMS

DHPU's kontaktbog indeholder navn, e-mail, telefon og pilot-ID på de personer unionen skriver til. Når en besked sendes, gemmes en kopi af modtagerens navn og e-mail eller telefonnummer sammen med udsendelsen, så det kan ses hvem beskeden gik til, og om den kom frem.

E-læring

Portalen husker hvilke lektioner du har gennemført, og om du har valgt at se stof for paragliding eller hanggliding.

Feedback

Når du sender feedback fra talebobblen, gemmer portalen hvad du skrev, din kategori, og at feedbacken kommer fra din konto, plus hvilken side du stod på (uden adressens søge- og ankerdel), din rolle og klub, din browser, din skærmstørrelse og dit sprog. Billeder du vedhæfter, gøres mindre, og alle metadata fjernes (fx GPS-position og kamera), før de gemmes. Feedbacken ses af DHPU's administratorer, og du får en kvittering på e-mail. Sletter du din konto, fjernes koblingen til dig sammen med din rolle, klub, browser og skærmstørrelse, og dine billeder slettes; selve teksten bliver stående som en anonym opgave.

Sikkerhedslog og brugsstatistik

Af hensyn til sikkerheden skriver portalen en linje hver gang der sker noget væsentligt — login, ændringer, eksport af lister. Linjen indeholder tidspunkt, hvad der skete, hvem der gjorde det, IP-adressen og browserens identifikation (user-agent). Derudover tælles det groft hvilke dele af portalen du bruger: én linje pr. bruger pr. modul pr. dag — ikke pr. klik og ikke pr. side. IP-adressen bruges desuden kortvarigt i hukommelsen til at begrænse antallet af forsøg pr. afsender, så login og formularer ikke kan misbruges.

3. Formål og retsgrundlag

Vi må kun behandle dine oplysninger når vi har et grundlag for det. Portalens behandling hviler på fire:

Medlemsaftalen (art. 6(1)(b))

Konto og login, medlemskab i en klub, klubadministration, e-læring, arrangementer og de formularer du selv sender ind. Uden de oplysninger kan portalen hverken give dig adgang eller levere det du beder om.

Dit samtykke (art. 6(1)(a) og art. 9(2)(a))

Vægt, højde og helbredserklæringen i indmeldelsesformularen. Helbredsoplysninger hører til de særlige kategorier, og vi beder derfor udtrykkeligt om dit samtykke i selve formularen. Du kan altid trække samtykket tilbage — det påvirker ikke det der allerede er sket.

Legitim interesse (art. 6(1)(f))

Sikkerhed og drift: sikkerhedsloggen, værnet mod misbrug (antal forsøg pr. IP-adresse) og den grove brugsstatistik, som bestyrelsen bruger til at prioritere hvad der skal udvikles. Vi har vurderet at behandlingen er begrænset og forventelig, og at den ikke går forud for dine interesser.

Retlig forpligtelse (art. 6(1)(c))

Godtgørelsesbilag, som er klubbens bogføringsbilag efter bogføringsloven.

4. Modtagere og databehandlere

Dine oplysninger sælges ikke og bruges ikke til markedsføring. De ses af din klubs administratorer og af DHPU's administratorer i det omfang deres opgave kræver det. Derudover bruger DHPU disse leverandører:

• Railway — hosting af portalen og databasen. Serverne står i EU (Holland).
• Resend — udsendelse af portalens e-mails. Amerikansk virksomhed; overførslen til USA sker på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
• sms.dk — udsendelse af SMS. Dansk virksomhed.
• Foreningsadministration.dk — DHPU's medlemssystem PIA. Dansk virksomhed. PIA er kilden til medlemsoplysningerne og ikke en modtager af portalens data: portalen læser fra PIA og skriver aldrig tilbage.
• Google (Google Maps Platform) — adresseforslag og afstandsberegning i godtgørelsesbilagets kørselsfelter. De adresser du skriver i felterne fra og til, sendes til Google; ingen andre oplysninger fra bilaget, og ikke din IP-adresse (kaldet går fra portalens server). Google behandler adresserne som selvstændig dataansvarlig efter Googles egne vilkår; data kan behandles i USA under EU-US Data Privacy Framework.
• Cloudflare (R2) — opbevaring og afspilning af videoerne i e-læringen og af de præsentationer DHPU deler med et link, og opbevaring af billeder vedhæftet feedback. Filerne ligger i EU, og når du afspiller eller åbner en, ser Cloudflare din IP-adresse; ingen andre oplysninger om dig sendes dertil.

DHPU har indgået databehandleraftale med sine databehandlere. Google er ikke databehandler, men selvstændig dataansvarlig for de adresser der sendes til Google Maps.

5. Hvor længe gemmer vi oplysningerne

Vi gemmer ikke mere end vi har brug for. Her er fristerne, kategori for kategori.

Sletning af en konto sker som anonymisering: dine personoplysninger fjernes fra kontoen og fra de steder de er kopieret hen, mens de poster der bærer en plads på et arrangement, klubbens regnskab eller dokumentationen for en adgangsbeslutning bliver stående uden dine oplysninger. Klubbens eget arbejde — strategi, ansøgninger og kommentarer — bevares som klubbens dokumentation.

6. Cookies

Portalen bruger kun cookies der er nødvendige for at den virker, eller som husker et valg du selv har truffet. Der sættes hverken tredjeparts-, analyse- eller marketingcookies, og derfor viser portalen ikke et cookie-banner.

Derudover gemmer din browser nogle af dine egne kladder og valg lokalt på din computer — fx en påbegyndt godtgørelses- eller forslagsformular. De forlader ikke din browser, og du kan rydde dem i browserens indstillinger.

7. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder over de oplysninger vi har om dig:

• Indsigt — at få at vide hvilke oplysninger vi har om dig, og få en kopi (art. 15).
• Berigtigelse — at få rettet oplysninger der er forkerte eller ufuldstændige (art. 16).
• Sletning — at få dine oplysninger slettet (art. 17).
• Begrænsning — at få behandlingen sat i bero mens en uenighed afklares (art. 18).
• Indsigelse — at gøre indsigelse mod den behandling der hviler på legitim interesse (art. 21).
• Dataportabilitet — at få de oplysninger du selv har givet os udleveret i et maskinlæsbart format (art. 20).
• Tilbagetrækning af samtykke — når som helst, dér hvor behandlingen hviler på dit samtykke (art. 7(3)).

Sådan gør du: skriv til sekretariat@dhpu.dk. Portalen har ingen selvbetjent indsigt eller eksport, så din anmodning besvares i hånden. Sletning af din brugerkonto udføres af DHPU's administrator som en anonymisering, jf. noten i afsnit 5. Vi svarer inden for en måned.

Navn, adresse, e-mail, telefon og pilot-ID på medlemmer rettes i medlemssystemet PIA — felterne er skrivebeskyttede i portalen, fordi PIA er kilden. Skriv til sekretariatet, så bliver de rettet det rigtige sted, og ændringen følger med til portalen ved næste synkronisering.

8. Klage til Datatilsynet

Er du utilfreds med måden vi behandler dine oplysninger på, hører vi det gerne først — men du kan altid klage til Datatilsynet:

9. Ændringer af politikken

Portalen udvikles løbende, og denne politik opdateres når behandlingen ændrer sig. Den gældende udgave står altid her på siden. Ændrer noget væsentligt sig for dig, oplyser vi det i portalen eller pr. e-mail.

Senest opdateret: 03-10-2026